VERWALTUNG ZUKUNFTSFÄHIG, SICHER UND MODERN AUFSTELLEN – STANDARDISIEREN, DIGITALISIEREN, ENTSCHEIDUNGEN VOR ORT STÄRKEN

Datum des Artikels 14.11.2024

BESCHLUSS DES MIT-BUNDESVORSTAND VOM 15. OKTOBER 2024

Relevanz des Themas

Die öffentliche Verwaltung muss schneller, schlanker, digitaler und mittelstandsfreundlicher werden. Überbordende Bürokratie, Kontrollwahn und Regressforderungen machen den Mittelstand und auch die Verwaltung für dringend benötigte Berufseinsteiger unattraktiv. Sie stehlen wertvolle Zeit für Innovation und Facharbeit. In letzter Zeit sind kleine und mittlere Unternehmen besonders von der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben betroffen. Die Vorgaben und als anmaßend empfundene Bürokratisierung binden unnötig erhebliche Ressourcen für die Umsetzung, die zu Lasten produktiver Prozesse geht. Es droht zunehmend eine Ausgrenzung der deutschen Unternehmen vom internationalen Markt und Wettbewerb. Verwaltung in Deutschland sollte Wachstum ermöglichen und unterstützen und nicht bremsen oder sogar verhindern.

Der deutsche Mittelstand leistet einen wesentlichen Anteil am Wohlstand seiner Bürgerinnen und Bürger und stellt eine tragende Säule der gesamtwirtschaftlichen Leistung dar. Eine der Grundvoraussetzungen für Wachstum und Innovation ist eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. Prozessautomatisierung und der Einsatz von KI müssen oberste Priorität haben. Nur durch rechtssicheres und schnelles Entscheiden sowie mit entschlossenen Dienstleistungsgedanken und Kundenorientierung kann der Standortvorteil Deutschland im Wettbewerb weiterentwickelt werden. Eine ineffiziente, bürokratische Verwaltung ist ein Standortnachteil für in- und ausländische Investoren.

Bei allen Vorhaben der Verwaltungsmodernisierung sowie der Digitalisierung von Leistungen der öffentlichen Verwaltungen gilt es, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Die Entbürokratisierung durch Digitalisierung sollte dabei stets im Mittelpunkt des politischen Handelns stehen. Bevor zukünftig neue oder geänderte Gesetze mit hoher finanzieller oder organisatorischer Bedeutung für Bürger oder Unternehmen Rechtskraft erlangen, sollen sie in zeitlich vertretbarem Rahmen in Reallaboren durch Protagonisten auf ihre Praxistauglichkeit pilotiert und getestet werden.

Fest steht: Verwaltungsmodernisierung und Bürokratieabbau sowie Prozessautomatisierung und der Einsatz von KI müssen eine strategische Priorität der neuen Bundesregierung sein.

Grundsätzlich gilt für die MIT:

1. Der Staat muss wieder dazukommen, allgemeine Regeln zu setzen, die den Normadressaten Leitplanken setzen, ohne die Handlungsfreiheit und das Innovationsverhalten unnötig einzuschränken. Regeln bedeutet Spielregeln setzen, aber nicht, Spielzüge festzulegen und konkrete Ergebnisse herbeizuregulieren. Der Staat sollte nur solche Regeln und Vorgaben machen, die einen konkreten Nutzen bieten und deren Kontrolle er bewältigen kann. Auflagen und Berichtspflichten, die der Staat gar nicht überwachen kann, sind abzuschaffen.
2. Der Staat sollte nur solche Regeln und Vorgaben aufstellen, die er – beispielsweise im Baurecht oder im Umweltrecht – als Normadressat auch selber einhalten kann. Regeln, von denen öffentliche Stellen wegen Überforderung ausgenommen sind, überfordern auch kleine und mittlere Unternehmen. Der Staat muss die additive Wirkung von materiellen Anforderungen im Vorhinein verstehen und Widersprüche vermeiden, z.B. Hygienerecht und Arbeitsschutzrecht. Normadressaten brauchen einen einheitlichen Ansprechpartner auf öffentlicher Seite, der potenzielle Konflikte zwischen fachrechtlichen Anforderungen klärt.
3. Der Staat darf nur solche Vorschriften machen, die auch der kleinste Betroffene einhalten kann. („An die Kleinen zuerst denken“) Jegliches Verwaltungshandeln muss deshalb aus Sicht der Bürger, Vereine und Unternehmer gedacht werden. Hierzu muss den Möglichkeiten, die neue Technologien erlauben, umfassend Rechnung getragen und der europäische Rechtsrahmen vollständig ohne deutsche Sonderlösungen ausgeschöpft werden.
4. Der Staat sollte dafür sorgen, dass Verwaltungsaufgaben für die Wirtschaft vollständig und ausnahmslos digital und ohne das Aufsuchen einer örtlichen Stelle wahrgenommen werden können. Dazu müssen unter Beibehaltung des Wettbewerbs beim Ringen um gute Verwaltungslösungen bundesweit einheitliche und flächendeckend wirkende digitale Lösungen etabliert werden. Zielbild ist eine digitalisierte, leistungsfähige und schlanke Verwaltung mit niedrigen Bürokratiekosten und einer schnellen und verlässlichen Reaktionszeit. Alle Planungs- und Genehmigungsverfahren müssen vereinfacht werden und online mit einer Genehmigungsfiktion angeboten werden.
5. Der Staat sollte ein bundesweites Umsetzungs- und Standardisierungsboard für alle die Unternehmen betreffenden Verwaltungsverfahren einrichten. Dieses soll nach den bewährten Regeln des DIN-Standards erarbeiten und auch aus verschiedenen Rechtsbereichen harmonisieren sowie die Arbeitsergebnisse leicht zugänglich, verständlich und rechtskonform umsetzen. In diesem Normungs- und Kontrollgremium wird zur Steuerung und Erfolgskontrolle ein Bürokratieindex zu jeder Verwaltungsleistung definiert, der bezogen auf kleine und mittelständische Unternehmen Auskunft über die Aufwands- und Kostenbelastung gibt.
6. Jedes Unternehmen, Verein oder Bürger muss unter einer Digitalen Identität alle Aufgaben erledigen können. Bis zum Ende des Jahres 2028 müssen alle Verwaltungsleistungen über Datenverarbeitungsschnittstellen von Unternehmen ausführbar sein, um so eine medienbruchfreie und rechtssichere Weiterverarbeitung in den digitalen Unternehmensanwendungen sicherzustellen. Die Verwaltung muss proaktiv handeln und Unternehmen und Bürger auf Wunsch aus dem bekannten Datenbestand ersichtlichen Zusammenhängen automatisch auf einzuhaltende Fristen hinweisen. 

Daraus ergeben sich folgende Kernpunkte einer Verwaltungsreform für eine neue Bundesregierung. Die MIT fordert:

1. Deutschland braucht eine moderne Verwaltung, die sich auf die Pflichtaufgaben konzentriert und diese erfolgreich erledigt. Viele Bürger haben den Eindruck, dass der Staat bei den grundlegendsten Pflichtaufgaben, wie z.B. Digitalisierung, Verteidigung, Sicherheit und Bildung, heillos überfordert ist. Eine radikale Aufgabenkritik stellt sämtliche bestehenden Regulierungen und Verwaltungsprozesse auf den Prüfstand und wird allen neuen Gesetzgebungsvorhaben vorgeschaltet. Es muss als erstes geklärt werden, ob die jeweilige Aufgabe oder Regulierung zwingend erforderlich ist. Dies gilt auch für die EU-Ebene, deren Verwaltung und Bürokratie kritisch hinterfragt werden muss. Ebenfalls ist die deutsche Eigenart des „Gold Platings“, nämlich Regelungen der EU noch weitergehender und kleinteiliger zu regeln, obwohl es dazu keine Verpflichtung gibt, zu verhindern.

2. Eine moderne Verwaltung ist gekennzeichnet durch: Eindeutige Kompetenzzuweisung, Auflösung von Parallelstrukturen und zusätzlichen Hierarchieebenen, den identischen Ein- und Ausgang eines Verwaltungsvorganges, Etablierung einer Genehmigungsfiktion.  Das bedeutet: Sämtliche künstlich geschaffenen Zwischenstufen sind auf den Prüfstand zu stellen und soweit möglich aufzulösen.
Für jedes Verwaltungshandeln darf es nur eine Zuständigkeit und nur einen Ansprechpartner geben. Als erstes sollte dies jeweils für die Top-100-Leistungen (die am häufigsten nachgefragten Leistungen) für Bürger und Unternehmer umgesetzt werden. Alle weiteren Behördenbeteiligungen müssen dann vom zuständigen Mitarbeiter inner-halb definierter Fristen geklärt werden. Die Antworten erfolgen immer von der Stelle, bei der der Verwaltungsvorgang angestoßen wurde. Dies führt auch dazu, dass sukzessiv die Verwaltungsmitarbeiter gezwungen sind, ihre Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.
Eine Genehmigungsfiktion ist für die verschiedenen Verwaltungsvorgänge jeweils zeitlich zu definieren und bei Antragstellung mitzuteilen. Wenn die Verwaltung nicht reagiert, sind Anträge genehmigt.
Entscheidungskompetenz auf die Leistungsebene verlagern. Kompetente Mitarbeiter in den Ebenen der originären Leistungserbringung, wie z.B. in den Kommunen, benötigen Entscheidungsfreiräume. Auch in der Wirtschaft haben sich agile Arbeitsweisen, bei welchen die Verantwortlichen auf der Ebene der Leistungserbringung entscheiden, bewährt. Denn sie kennen i.d.R. die konkrete Situation vor Ort am besten.

3. Die Verwaltungsreform muss im Grundgesetz verankert werden. 
Im Grundgesetz sollte eine Konnexitätsregel zwischen Bund und Ländern etabliert werden, die bei Aufgabenübertragungen und Aufgabenveränderungen durch den Bund auf Länder und Kommunen regelt, dass der Bund auch die Finanzierung sicherstellen muss. Mit einer wasserdichten Konnexitätsregel werden Schieflagen in der Finanzausstattung von Ländern und Kommunen vermieden und die Abhängigkeit von bürokratischen Förderstrukturen reduziert.

4. Modernisierung und Digitalisierung von Verwaltungsstrukturen muss mehr sein als die Elektrifizierung des Status quo. Der kooperative Föderalismus stößt längst an Grenzen und erschwert schlanke und einfache Digitalisierung. Nötig ist eine Aufgaben- und Zuständigkeitskritik, die zu einer Entflechtung der politischen Ebenen und zur Übernahme von Verantwortung für politische Entscheidungen und deren administrative Umsetzung führt. In einigen Fällen wird dies dazu führen, dass der Bund Aufgaben selber umsetzen sollte, in anderen Fällen sollte eine Dezentralisierung von Zuständigkeiten auf Länder und Kommunen angestrebt werden. An die Stelle der derzeit vorherrschenden Verflechtung und Reformblockaden sollte im Ergebnis eine stärkere Trennung der Zuständigkeiten treten, die für jede Ebene die autonomen Handlungsspielräume stärkt und damit auch den Wettbewerb der politischen Lösungen erleichtert.
Bei Prozessen, die keines individuellen Ermessensspielraums bedürfen, sollte eine unmittelbare, automatisierte Bescheiderstellung erfolgen. (z.B. der Prozess zur Beantragung, Erstellung und Übermittlung eines Personalausweises) Dies sollte zur Wahrung von Effizienz und Entlastung der kommunalen Verwaltung im Regelfall direkt durch eine zuständige Bundesstelle erfolgen - im Falle des Beispiels Personalausweis / Reisepass durch die Bundesdruckerei.

5. Die Förderbürokratie muss auf allen Ebenen zurückgefahren werden. Förderbürokratie belastet oftmals nicht nur die zuständigen Behörden, sondern stellt oft auch eine hohe Hürde für potentielle Antragsteller dar. Unternehmen werden durch Förderbürokratie in ihrem Innovationsverhalten eingeschränkt.
Deshalb sollte Staatstätigkeit stärker dem Grundsatz „Entlasten statt fördern“ folgen. Wenn es Förderpolitik gibt, sollte diese ausschließlich zielorientiert sein und mit einem konkreten Nutzen verbunden sein. Deswegen sollte auch aus Sicht der Verwaltung immer gelten, dass zuerst die Rahmenbedingungen verbessert und z.B. die Abgabenlast gesenkt wird, bevor aufwendige Förderprogramm gestaltet werden. Zur Vereinfachung der Strukturen sollten Fördermittel stärker gebündelt sowie die grundsätzliche Finanzausstattung der Kommunen gestärkt werden. Die Aus- und Rückzahlung von Fördergeldern über eine gebündelte Stelle, z.B. die BAFA, sollte gestärkt werden.
Wirtschaft, Regional- und Strukturförderung: Unternehmen sollten anstelle von aufwendigen, kleinteiligen und widersprüchlichen Förderprogrammen bessere Möglichkeiten zur steuerlichen Abschreibung von Investitionen haben. Für die weitergehende Förderung in der Fläche sollte gelten: Regional- und Strukturförderung. Viele Maßnahmen der Sozial- und Arbeitsmarktpolitik sind zu sehr auf die vorübergehende Finanzierung von Projektwelten und Leuchtturmprojekten ausgerichtet. Der Aufbau tragfähiger, langfristiger Strukturen gelingt nur schwer, oft mangelt es an Mitteln zum Ausbau von Infrastruktur. Der Staat sollte sich nicht Wissen darüber anmaßen, was innovativ ist, sondern Voraussetzungen für  innovative Ideen, die sich im Wettbewerb erproben können, schaffen.
Finanzbeziehungen der öffentlichen Hand: Der Grundsatz „Entlasten statt fördern“ sollte auch in den Finanzbeziehungen zwischen den staatlichen Ebenen stärker beachtet werden. Nachgeordnete staatliche Ebenen, die in Ermangelung einer auskömmlichen Finanzausstattung derzeit auf Förderprogramme angewiesen sind, werden in ihrem politischen Gestaltungsspielraum eingeschränkt. Deshalb sollten Förderprogramme zurückgeführt und im Gegenzug die grundständige Finanzausstattung gestärkt oder der nachgeordneten Ebene mehr Möglichkeiten eröffnet werden, die Einnahmesituation durch eigene Entscheidungen zu verbessern.

6. Die Berichtspflichten für Unternehmen müssen grundsätzlich reformiert werden. Oft gibt es eine Kollision und Überlagerung unterschiedlicher fachrechtlicher Anforderungen. Damit durch Digitalisierung und KI eine wesentliche Reduzierung von Berichtspflichten erreicht werden kann, ist es erforderlich, dass Berichtspflichten aufeinander abgestimmt sind und eine begrenzte Zahl von Datenpunkten definiert wird. Diese sollten mit geringem Aufwand bereitgestellt und andererseits von öffentlichen Stellen für unterschiedliche Zwecke weiterverarbeitet werden können.
Grundlegend dafür ist die Verankerung des once-only-Prinzips. Bei der Abschätzung von Bürokratieaufwand darf nicht nur der bloße Erfüllungsaufwand erfasst werden. Es müssen auch weitere Regulierungskosten und Beeinträchtigungen der Wettbewerbssituation von Betroffenen berücksichtigt werden.
Statt Nachweisen sollte die Verwaltung stärker auf Selbstbescheinigungen, Selbsterklärungen oder Selbstverpflichtungen setzten. Statt mit Kontrollen und Sanktionen sollte das System zu einem Anreizsystem entwickelt werden. Zertifizierungen durch und für Behörden sollten auf den Prüfstand.

7. Verwaltung muss auch strukturell reformiert werden. Konflikte auf der regulatorischen Ebene zwischen unterschiedlichem Fachrecht oder bei der administrativen Umsetzung des Rechts gehen teilweise auf Behördenstrukturen zurück. Viele Bundesländer haben in den vergangenen beiden Jahrzehnten schon verschiedene Reformprozesse zur Verschlankung und Bündelung von Verwaltungsstrukturen durchgeführt. Das Ziel der Auflösung von Sonderbehörden sollte in allen Ländern und im Bund vorangetrieben werden.
Teil der Aufgabenkritik muss sein, alle Strukturen auf ihre Sinnhaftigkeit zu überprüfen. Es braucht schlanke, aber langfristige Strukturen, in die Projekte eingegliedert werden. Grundsätzlich gilt: Mehr Anreize, weniger Sonderregelungen und Reduzierung von Verboten; mehr auf Freiheitsgedanken und Selbstverantwortung der Unternehmen setzen.
Ressortstrukturen können fachliche Konflikte verfestigen. Deshalb sollte darauf hingewirkt werden, die Ressortzuständigkeiten für Wirtschaft und Arbeit zu bündeln, damit wie in der Zeit 2002-2005 integrierte Reformprozesse für Wirtschafts- und Arbeitsmarktpolitik vorangetrieben werden können.

8. Die Zuständigkeiten für Digitalisierung müssen in künftigen Bundesregierungen eng mit denen für allgemeines Verwaltungsrecht gebündelt werden, damit Verwaltungsreformen des Bundes vorangetrieben werden können.  Als erster Schritt sollte eine klare Zuständigkeit mit zentraler Richtlinien- und Haushaltskompetenz im Bund geschaffen werden, um die Architekturplanung zu verbessern. Ziel ist, eine zentrale Struktur mit gebündelter Kompetenz zu schaffen, um Entscheidungen im föderalen System effektiv umzusetzen. Dabei geht es um die Abwägung von Bündelung und Standardisierung gegenüber Zentralisierung. Der Kanzler könnte dies über einen Organisationserlass und die Gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) regeln. Ein Digitalministerium könnte diese Aufgaben übernehmen. Nicht nur innerhalb der Bundesregierung, auch im gesamten Staatsaufbau ist eine Vereinheitlichung dringend geboten. Digitalisierung der Verwaltung ist nur effektiv möglich, wenn die strukturellen föderalistischen Hemmnisse überwunden werden. Kommunen dürfen nicht beliebig vielfältig eigene IT- Lösung betreiben. Es muss immer der Grundsatz der Interoperabilität gelten. Das Standardisierungsboard des IT-Planungsrats muss eingebunden werden. Der IT-Planungsrat muss zu einem echten Entscheidungsgremium aufgewertet werden, um die Digitalisierung zu vereinfachen. Denn Bürger und Unternehmen interessiert es nicht, ob eine Dienstleistung von der Gemeinde, dem Kreis oder Land angeboten wird. Sie möchten alles auf einer Plattform angeboten bekommen. Dazu müssen Mehrheitsentscheidungen ermöglicht werden, damit nicht ein Land alles blockieren kann. Dazu muss der IT-Planungsrat auch enger mit den Fachministerkonferenzen zusammenarbeiten.

9. Die Mitarbeiter in der Verwaltung sollten sich mehr auf Facharbeit als auf Administration konzentrieren können. Strukturen und Prozesse müssen so aufgebaut sein, dass die produktive Arbeit überwiegt. Dabei hilft die Schaffung von gebündelten Akten- oder Projektzuständigkeiten. Ein Entscheidungsverantwortlicher sollte einen konkreten dezernats- oder amtsübergreifenden Vorgang in einem Abarbeitungsprozess steuern. Arbeiten in schlanken Verwaltungsstrukturen und mit Anreizen fördert interne Flexibilität und die Bereitschaft der Mitarbeiter, Aufgaben oder Positionen zu wechseln. Bei der globalen Strategie- und Stadtentwicklung sollten systemische Effekte und langfristige Konsequenzen, statt detaillierter Planungsvorgaben, im Vordergrund stehen.

10. Unternehmensgründungen sollten als „One-Stop-Shop“ auf einer digitalen Plattform ermöglicht werden. Wichtig ist, dass Anträge nicht nur digital eingereicht werden können, sondern der ganze Bearbeitungsprozess digital stattfinden kann.  Zudem muss auch das Notariat entbürokratisiert und vollständig digitalisiert werden.  Bei den bisherigen Förderprogrammen versucht der Staat, Geschäftsideen zu bewerten. Statt der Einzelfall-Entscheidung sollte eine Verwaltungsreform dem Zweck dienen, das Gründen insgesamt einfacher und unbürokratischer zu machen. Dazu zählt das Verankern der Gründerschutzzone, die Unternehmen in den ersten Jahren von ausgewählten Berichtspflichten befreit. Die Unternehmer sollten eigenverantwortlich entscheiden können, wie sie die Mittel für ihren Existenzaufbau gezielt einsetzen, statt detailgenau jede Ausgabe zu protokollieren.

11. Das Vergaberecht muss grundlegend reformiert und digitalisiert werden. Zielbild sollte eine einheitliche Vergabeplattfom sein. 16 Bundesländer, die 16 Vergabeplattformen führen, die nicht untereinander kompatibel sind und keine Daten austauschen, sind gerade für KMU eine bürokratische Herausforderung. Ziel sollte eine gemeinsame Vergabeplattform mit Einmalregistrierung und Zugriff auf alle Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen sein. Dazu sollte das Vergaberecht grundsätzlich vereinfacht und digitalisiert werden.

12. Neue Vorhaben sollten in einem Bürokratieindex abgebildet und in Reallaboren getestet werden. Neue Verwaltungsverfahren müssen gemäß des mittelständischen Bürokratieindex darstellen, wie sich durch ihre Einführung der Aufwand für die Verfahrensbeteiligten entwickelt. Hierbei werden die Kosten des Unternehmens selbst, der Verwaltung und involvierter Dritte aufgezeigt. Diese Gesamtbetrachtung sollte als das Hauptzuschlagskriterium für die Vergabe an Dienstleister der öffentlichen Verwaltung gelten. Mit einer Fokussierung auf die Wirksamkeit von Verwaltungsverfahren würde ein Paradigmenwechsel stattfinden.
In Reallaboren sollen die öffentlichen Verwaltungen, Wissenschaft, Wirtschaft und Bürger gehört werden, bevor ein landes- bzw. bundesweiter Roll-Out von Gesetzen mit hoher Tragweite stattfindet. Gesetze und Regelungen sollten in Reallaboren (Sandboxen) mit mindestens 100 KMU getestet und die daraus gewonnenen Erkenntnisse vor Inkrafttreten berücksichtigt werden. Die elf Metropolregionen können diesen Prozess unterstützen.

13. Es benötigt eine umfassende Offensive zur Digitalisierung der Verwaltung. Das bedeutet ganz grundsätzlich die Einführung des Once-Only-Prinzips als Leitprinzip: Daten, die der Staat bereits besitzt, sollten nicht mehrfach gemeldet werden müssen, wie z.B. bei der Grundsteuerreform. Die OZG-Umsetzung sollte auf Basis einheitlicher Standards erfolgen, um Einzellösungen zu vermeiden. Die digitale Akte soll eingeführt werden, um das Schriftformerfordernis bis zu einem festgelegten Stichtag abzuschaffen. Wiederkehrende Prozesse sollen durch den Einsatz von KI standardisiert werden. Eine Registermodernisierung ist notwendig, um Systeme miteinander technisch zu vernetzen.

14. Die Digitalisierung der Verwaltung bedeutet für Bürger und Unternehmen, dass die Digitale Identität zentraler Bestandteil der Kommunikation mit der Verwaltung wird. Medienbrüche sind zu ermitteln und systematisch zu beheben. Notwendige Schnittstellen werden am besten europaweit auf Basis von offenen Standards umgesetzt.  Datenschutz darf effizienter Verwaltung und dem Unternehmertum nicht im Wege stehen. Es braucht keine 16 Landesdatenschutzbehörden, sondern nur eine gemeinsame Behörde.  Bei der Digitalisierung bremsen Schrifterfordernisse und das 4-Augen-Prinzip der Mitzeichnung. Es braucht eine rechtssichere digitale Unterschrift, ePayment, einen Chatbot und eine einheitliche Behördenrufnummer 115.
Digitalisierung bedeutet auf Verwaltungsebene:  Prozesse enden im gleichen System, in dem sie begonnen wurden (End-to-End). Dokumenten-Management-Systeme (E-Akte) sind verwaltungsweit im Einsatz. Workflows, interne Genehmigungs- bzw. Freigabeprozesse sind digital und behörden- und ebenenübergreifend nutzbar.

15. Alle Rechtsbegriffe harmonisieren und eindeutig definieren. Rechtsbegriffe haben in verschiedenen Kontexten unterschiedliche Bedeutungen, so z.B. der Einkommensbegriff im Steuerrecht und im Sozialrecht. Dies führt für Antragstellende, wie auch für Verwaltungen, zu unnötigen Doppelarbeiten und Verzögerungen.

16. Zur Vereinfachung und Zentralisierung der Unternehmensdaten, ist ein Einheitsregister für Unternehmen, wie z.B. in Norwegen, zu schaffen.

17. Bevor neue Stellen geschaffen werden, soll verpflichtend geprüft werden, ob diese wirklich notwendig sind. Andernfalls sollen keine zusätzlichen Planstellen entstehen.

Deutschland braucht nicht nur eine Verwaltungsmodernisierung, sondern auch eine neue Mentalität und Kultur in der Verwaltung. Die MIT fordert

Die Verwaltung soll sich bewusst sein, dass sie den Bürgern und Betrieben und insbesondere dem Mittelstand dient – und nicht umgekehrt. Die Verwaltung sollte ein Selbstverständnis entwickeln, welches die Dienstleistungsorientierung betont. Sie soll den Menschen, dem Mittelstand und den Vereinen dienen und nie nur zum Selbstzweck handeln.

1. Die Verwaltung soll Verantwortung für den Erfolg bekommen – und übernehmen. Verwaltungen denken oft in Zuständigkeiten und nicht im Sinne der Sache. Sie sollte erfolgsorientiert denken. Dazu gehören bspw. SMARTE Ziele für große Verwaltungsprojekte wie Public-Private-Partnerships oder stundenaktuelle Metriken wie Bearbeitungszeiten einzelner Verwaltungsakte. Führungskräfte in Verwaltungen sollen Anreize erhalten, kontinuierlich Organisationsentwicklung und Changemanagement voranzutreiben. Hierzu gehört der sparsame Umgang mit Ressourcen und die laufende Kontrolle der Wirtschaftlichkeit.

2. Die Verwaltung soll mutig sein, Neues zu lernen durch innovative Ansätze, inkrementelles Vorgehen und ständige Verbesserung. Dies beinhaltet regelmäßige Evaluationen während eines Vorhabens, die Bereitschaft zur Kurskorrektur und die Festlegung von Zwischenzielen und Meilensteinen. Eine "Null-Fehler-Kultur" sollte zugunsten einer Kultur des Lernens und der Fehleroffenheit verändert werden. Gesetzgeber und Verwaltung müssen in der Lage sein, Regulierung und Aufsicht kooperativ mit den Anwendern zu entwickeln. Starre Vorgaben sind zu reduzieren und den örtlichen Akteuren Freiräume innerhalb eines bundesweiten Rahmens zu gewähren. Alle Personen in der Verwaltung sollen in der Pflicht sein, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Hier zu sollten auch Benchmarks und KPIs eingesetzt werden.

3. Die Verwaltung soll proaktiver Partner sein. Die Verwaltung sollte eine Kultur des Helfens entwickeln. Statt nur reaktiv auf Anfragen und Anträge zu reagieren, soll sie proaktiv handeln. Der Verwaltung liegen alle Informationen vor, um beispielsweise an Fristen zu erinnern. Zudem muss die Verwaltung in ihrer Gänze durchlässiger werden.

4. Die Verwaltung soll Englisch sprechen können. Deutschland ist als zentraler Wirtschaftsstandort und stärkste Volkswirtschaft Europas auf die Zuwanderung qualifizierter Fachkräfte angewiesen. Die Integration darf nicht an der Sprache scheitern. Die Stärke der Wirtschaftsnation Deutschland orientiert sich an Qualität, Zuverlässigkeit und Innovation.

5. Die Verwaltung soll sich selbst Standards setzen und auch einhalten. Unternehmen und Bürger brauchen verlässliche Aussagen zu Dauer und Kosten. Es ist eine Spanne zu nennen, in welcher ein Vorgang im Normalfall abgeschlossen sein kann. Dazu gehört, dass sich Verwaltung kontinuierlich verbessert und vorhandene Daten nutzt.

6. Die Verwaltung soll eine Kultur des kontinuierlichen Lernens entwickeln, die Weiterbildung fördert. Alle Verwaltungsmitarbeiter sollen verpflichtende, regelmäßige Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen durchlaufen. Auch Ausbildungspläne müssen dazu regelmäßig überarbeitet werden. Der Antrieb zur persönlichen Verbesserung sollte ein zentraler Bestandteil des Selbstverständnisses jedes einzelnen Verwaltungsmitarbeiters sein. Nur durch fortlaufende Investitionen in das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter kann die Verwaltung effektiv und innovativ handeln.

7. Die Verwaltung soll Verständnis für die Anliegen des Mittelstands zeigen und kontinuierlich entwickeln. Ein regelmäßiger Austausch mit Unternehmern soll ebenso selbstverständlich sein wie Praktika bei ansässigen Unternehmen. Jeder Mitarbeiter in der Verwaltung sollte während seiner Ausbildungszeit, während des Studiums oder des Referendariats für mindestens zwei Wochen ein Praktikum in der Privatwirtschaft absolvieren. Durch diese Maßnahmen können die Bedürfnisse und Herausforderungen des Mittelstands besser verstanden und berücksichtigt werden, was zu einer effektiveren und serviceorientierteren Verwaltung führt. Der direkte Dialog und praktische Erfahrungen vor Ort ermöglichen es der Verwaltung, praxisnahe Lösungen zu entwickeln.

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